办公电子文档管理系统文献综述
一、研究背景及意义
随着计算机技术和网络通信技术的飞速发展，网络化、信息化已经成为各行各业发展的一种必然趋势。而随着以计算机网络技术、数据库技术、开发平台等为代表的计算机应用技术的迅猛发展，信息管理系统被广泛应用于企业、金融、医疗、教育、物流等很多领域，已经越来越系统化、智能化和网络化，在竞争激烈的现代社会发挥着越来越重要的作用。并且企业内部各种业务系统的建立，企业内部的文档数量快速增长，为了提高工作效率，便于检索、查询、保密，很有必要通过专门的管理系统对文档实施有效的管理，越来越多的企业开始建立专业的电子文档管理系统对企业内部各种电子文档进行统一管理。电子文档资料管理是一个大型企业或组织保存和利用其最重要的累积资产-文档信息的重要手段，越来越多的政府部门和大型企业机关认识到这一需求的迫切性，并毫不犹豫地投资其中。事实上，这一投资在今后企业或组织的有序高效的运作中，会迅速地得到成倍的回报。国际上越来越多的公司开始使用电子文档管理系统来提高自己的工作效率，简化工作流程。国内也开始流行电子文档，所以本系统有很好的应用范围和应用前景。计算机在企业管理中应用的普及，利用计算机实现电子文档的管理势在必行，办公自动化是企事业单位在信息化建设基本阶段的典型需求，目的是为了规范企事业单位的日常工作流程和员工的日常行为。电子文档管理是管理事业中一项很重要的管理工作。它以知识管理为核心，以沟通、协调、控制为宗旨，将现代化办公管理思想和计算机、网络、通讯等信息工具高度集成。它的实施能够提高工作效率，加强工作的沟通与协作，实现电子文档的高效管理。企业中的信息是以文档的形式存储的,随着电子文档的日益增多,建立功能全面的文档管理信息系统是非常必要的。在分析了现有文档管理系统不足的基础上,描述了一个internet 环境下新型文档管理系统的设计与实现。系统采用关系数据库来保存文档,方便与其他系统共享数据,并采用web services 技术来实现系统组件的开发,使系统具有一定的可移植性和可扩展性。
伴随着信息化的发展，由于传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在计算机磁盘上，并在磁盘上进行修改，完成后，立即存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质文件的是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或刻录在光盘中。电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。电子文档的管理将被越来越多的应用在企业管理上,文档管理电子化是网络时代计算机信息处理的必然要求,为了提高运营效率,简化工作流程,越来越多的企业开始从纸质文档工作流程转移至电子文档的工作流程。目前，公司内部流通的文档越来越多以电子文档的形式出现，为了保证电子文档的安全、快速流通和共享，使用web形式对电子文档的发布、审阅、修改、备份、查阅等操作是非常方便的。使用这样一个电子文档管理系统，企业能节省大量的资源和人力，同时大幅度提高自己的工作效率，而准确性和安全性也比纸质文档要高很多，尽可能科学有效地将这些电子文档组织起来，统一保存，以供全企业共享，不仅有助于领导及时了解、查询各部门的运作情况；有助于各部门规范管理自己的文件；有助于部门之间随时互通有无；更将积累成为企业的一笔巨大信息财富，成为提高企业竞争力的源泉。所以，开发这样一个电子文档管理系统有着很好的应用前景和使用意义。同时，这次毕业设计也是一次非常好的锻炼机会。能检验对Java语言的运用，对所使用的编程语言有进一步的掌握，提高程序设计和程序调试的能力，为日后的学习和工作都做了很好的铺垫。
二、国内外研究概况
在电子文档管理方面，基于对电子文档的一些新特性的认识，比如：电子文档的数字化信息形态（编码），电子文档对设备的依赖性，电子文档物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性，电子文档与载体的分离性，电子文档的信息共享性及安全性，电子文档信息的易更改性，电子文档非实体归档的可能性等等，各国档案界人士，发表了很多见解。Richard. E. Barry是国际上从事信息管理，电子公文管理的咨询专家，他于1992年就出版《Management of Electronic Records : Curriculum Materials》(UN . New York. 1992），优先用于指导世界银行的电子文档管理工作。美国档案界重要的代表人物玛格丽特.海兹乔姆说，当今档案人员的工作重点已由档案馆文件的实体保管转变成对所有政府计算机联网系统中的文件进行远距离控制。法国人强调“电子档案处理要碰到一系列问题，如：档案的定义问题，档案部门的职责问题，档案生命周期的概念问题，评价和挑选问题，分类和著录问题，保存问题：档案开发利用方面也要碰到一些问题，如传播机读档案会发生的实际问题，法律的保障，经济上的困难，信息超越国界流通的问题等，要求国际档案理事会的工作应优先转向标准化，无论在机读档案方面，还是在计算机技术应用用于档案方面。电子文件档案在我国是近几年才出现和引起重视的新生事物，国家档案馆在借鉴国际上有关标准和发达国家经验的基础上，制定了《电子文件归档与电子档案管理规范》，《CAD电子文件光盘存储，归档与档案管理要求》，《档案管理软件功能要求暂行规定》等暂行的规范和标准。世界上一些发达国家的档案部门，虽然较早一些接触电子文件，制定了一些管理方法，但这些管理方法都不很完善，有的甚至引起利用者状告档案管理部门，直至法庭来解决引起的纠纷；有的因考虑不周随着电子计算机软硬件技术的发展和变化，而显得不适应。国际档案理事会的电子文件委员会于1998年3月推出《电子文件管理指南》。该指南主要讲述了法律，机构，概念和技术趋向以及一些原则意见，而未描述电子文件如何归档及归档后形成电子档案的具体管理方法和技术。此外，国际上也有许多组织致力于研究电子档案管理的管理问题，如关于电子文件元数据的研究，真实电子文件永久保存的研究等。
通过对比了解中国与美国、欧盟标准的状况，中国电子文档管理还有很多不足之处，积极构建我国电子文档标准系统、国家顶层设计和构建体系，设计标准更加具备实践性、灵活性、一致性、可操作性等；同时，要有计划地加强基础研究，理顺管理体制，制定相关标准，研发关键技术，改善管理流程，先行试点示范，开展审计认证，注重人才培养等等都不可缺少。
三、技术分析
本系统采用的开发工具是Eclipse，方案是JSP MySQL。这种方案具有其独特的优势，主要表现在：首先，JSP 技术是当前流行的技术方案之一，能够在很长的时间内不会被淘汰，从而体现了软件开发的先进性和系统后期可扩展性。MySQL数据库是大型企业级数据解决方案，应用广泛，其性能相当稳定，能够很好的为各类应用系统提供数据服务。这种结构使编程更加清楚，有利于后期的维护和升级。
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