高校一站式宿舍管理和预约报修系统
- 前言
针对高校学生宿舍管理工作的特点,建立了高校学生宿舍管理信息系统,提出了宿舍信息管理工作的新途径,在大大提高管理工作效率的同时,为管理者提供真实可靠的决策支持。同时并对该系统的结构、系统数据库的设计及复杂功能模块的实现做出较详细的叙述。
[关键词]学生宿舍,管理信息系统,数据库
- 引言
宿舍是大学生在高校校园里一个重要的学习、生活、交往的空间环境。随着近几年高校招生人数的不断扩大, 学生的宿舍管理工作也越来越繁重和琐碎。比如:一年一度的新生住宿安排[门;各种查询问题, 如:由某学生的姓名查出该生的宿舍号、班级等信息。随着高校办学规模的扩大,在校学生的学历层次、思想状态、文化水平呈多样化、复杂化趋势,这在很大程度上给学生管理工作带来许多新的问题[1]。随着学生人数的增多,高校学生宿舍管理的信息量日益庞大,而目前我国高校学生宿舍管理仍采用传统的工作方式-账本化的工作模式,这种模式获取信息慢,查阅困难,准确性差,很难适应高水平宿舍管理的需要。学生宿舍信息管理具有程序性、规范性和技术性等确定性因素,利于通过计算机智能化辅助管理。近年来有些高校开始建立并使用管理信息系统管理学生宿舍[3],但分析发现这些系统内容不够全面,基本不具备辅助决策的功能。本文建立的高校学生宿舍管理信息系统在以往研究的基础上,增加了方法库和知识库,能够在管理大量信息的基础上,自动完成数据的统计分析,为管理者提供决策支持[2]。 该系统的建立和使用,旨在提高后勤工作的效率和准确性,减少工作的盲目性,提高工作人员的专业素质,对后勤工作起指导和监督作用。
二.系统的设计与实现
1.1总体设计思想
(1)应用原型方法进行开发。原型方法将系统分析、设计、实施三个阶段融为一体,使操作者更便于使用该系统。
(2) 选用灵活、方便、友好的用户界面。首先,为操作者准备灵活的容错输入形式;其次,能使用户随时了解系统的动向并随时参与决策过程;第三,引入原型系统作为用户界面的重要组成部分.
(3) 采用方法库管理系统对各种信息的处理方法进行管理。 方法库管理系统通常包括方法模型的生成、存放、分解、合成、选择等内容,借助于这一技术高效率地自动处理整个学生宿舍管理系统的各种数据和事务,随时对决策的产生提供支持.
(4) 利用知识库辅助决策.将各级机构下发给宿舍管理部门的规定、细则等文件分门别类地存储到相应物理位置,在完成各项工作时可以随时调出相应的文件进行察看,避免不必要的疏漏:按照文件的执行日期等关键信息进行提示,督促各项工作的按时开展.
(5) 以开放性思想贯穿于整个设计。开放性思想表现为作为系统基础的数据库、方法库和知识库的开放性和有关模型的开放性使用,采用开放性设计有利于模型修改、调整和完善.
2.2结构设计
2.2.1总体结构
高校学生宿舍信息管理系统应由数据库管理系统、 方法库管理系统和知识库管理系统组成。其结构如图1所示.
2.2.2菜单结构
高校学生宿舍信息管理系统的菜单分为三个层次:一级菜单,即系统的主菜单由系统维护、数据库管理系统、方法库管理系统、知识库管理系统以及帮助等菜单组成;二级菜单包括各个系统的具体业务,例如数据库管理系统包括住宿学生信息管理等5 个二级菜单,方法库管理系统包括住宿人员统计方法等6个二级菜单;系统的三级菜单则具体体现每一项管理业务的操作和具体方法, 例如住宿学生信息管理中包括的编辑、浏览、查询和报表打印等,住宿人员统计方法中包括总和法、平均值法等方法的管理菜单[4]。
2.3数据库结构设计
结合厦门海洋职业技术学院[9]学生宿舍管理实际,通过对学生宿舍信息管理所需数据文件的特点分析,本系统在设计时将学生宿舍管理信息系统数据库模块设计为住宿学生信息管理模块、学生宿舍使用信息管理模块、学生宿舍设备信息管理模块、学生宿舍卫生信息管理模块和宿管人员信息管理模块五个功能模块, 上述各功能模块分别对应五种形式的 Paradox 7. 0 数据表。 例如,在住宿学生信息管理数据表中,通过对涉及此项内容的有关字段进行分类调整,并考虑到记录查询和编辑的方便,将住宿学生的基本信息(学号、姓名、房间号、性别、学院、专业、班级、籍贯、联系电话、指导教师等) 分别存储于数据表中。 在学生宿舍设备信息管理数据表中,对宿舍的每一个设备进行编码,并存储各个设备的使用情况。
2.4系统的数据库
本系统中的方法库是一组数学模型和实施方法的集合,它的特点在于灵活性。方法库管理系统中的各种统计方法和管理方法有着内在的相似性,原因在于它们将相同的计算数学模型作为计算核心[5]。 当使用方法库的一个具体统计方法时,将该计算核心与相应的数据通过SQL 语言结合在一起,完成特定的统计工作和管理工作,并将工作的结果返回到程序界面中供操作者参考。 方法库中的各个数学模型和管理方法可以根据具体的工作需要随时通过程序进行修改。
要使方法库真正达到各种方法和具体数据的交叉调用,需要与多种计算机手段联合使用[6]。由于本系统的计算和统计不需太繁琐,所以在设计时主要以De12phi 自编计算程序为主,Matlab 计算程序为辅,其他一些管理方法的程序(如自动分配宿舍程序) 也由Delphi自编程序完成。 通过Delphi 主程序的数据库技术处理计算程序所需的参数, 再通过计算程序计算。可见, 方法库的结构设计是特殊的,本系统将计算程序作为特殊的文件存储在计算机中随时调用,并将其所需的参数放在数据库中,例如,方法ID、名称、存储路径、参数序列等[7]。
2.5知识库结构设计
知识库系统分四个类别，分别用于存放学校下达的各种管理规章、制度，本系统的知识库是一种特殊的数据库，其操作对象是单位数据庞大的文件。
鉴于这种数据类型在Paradox数据库中不宜直接存取，在本系统的编制工作中将数据的主体部分以一般文件的形式存储在计算机中，将其它有关这些文 件的信息存储于数据库中，例如文件的身份号、类别、名称、存取路径、下发 单位、日期等，这样既有利于数据库的安全性和消除冗余，还能提高整个系统 的运行速度.
本文建立的高校学生宿舍管理信息系统是在管理信息系统的基础上，増加了方法库和知识库的管理，不仅能完成对日常工作数据的存储、编辑和浏览， 还能对这些数据进行智能处理，并提高了文件的传递速度和保存效率.本系统 是管理信息系统的延伸，是决策支持系统的一个实例[10].
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